Hur får man AI att bli ett naturligt stöd i arbetsvardagen, oavsett om man arbetar på kontoret eller ute i fält? För Bodens Energi handlade det om att skapa en gemensam kunskapsgrund och ge medarbetarna rätt verktyg för att använda AI på ett tryggt och smart sätt. Tillsammans med Softhouse genomfördes åtta utbildningstillfällen på tre olika nivåer, med fokus på Microsoft Copilot, praktisk nytta och ansvarsfull AI-användning. Som en del av satsningen tog vi även fram en gemensam AI-policy för att skapa tydliga riktlinjer för säker och ansvarsfull AI-användning.

Utmaningen: Att göra AI relevant och tillgängligt för hela organisationen

AI skapar nya möjligheter, men med olika arbetsuppgifter följer också olika behov. Bodens Energi ville ge hela organisationen en gemensam förståelse för AI och samtidigt göra kunskapen relevant för varje medarbetares vardag.

Som en del av företagets digitaliseringssatsning fanns också ett behov av tydliga riktlinjer för hur AI får och bör användas. Målet var att kombinera nyfikenhet och utveckling med säkerhet, kvalitet och ett gemensamt arbetssätt.

Lösningen: Åtta AI-utbildningstillfällen på tre nivåer

För att möta de olika behoven tog vi på Softhouse fram och genomförde åtta utbildningstillfällen, anpassade efter medarbetarnas roller och tidigare erfarenheter.

Grundutbildning – en trygg start med AI: Kontorspersonal fick en introduktion till generativ AI och Microsoft Copilot. Deltagarna fick lära sig grunderna i prompting och hur AI kan användas som bollplank för idéer, problemlösning och nya perspektiv. Genom praktiska övningar utforskade de hur verktygen kan förenkla arbetsuppgifter, med fokus på säkerhet, GDPR och kvalitetskontroll.

Fördjupning – från grundkunskap till smartare arbetssätt: För medarbetare med tidigare AI-erfarenhet låg fokus på avancerad användning av Copilot, effektiv prompting och verksamhetsnära exempel. Deltagarna fick även lära sig att sätta upp egna AI-agenter för att förenkla och effektivisera arbetsuppgifter. Erfarenhetsutbyte och diskussioner gav utrymme att utforska nya möjligheter tillsammans.

AI i fält – praktisk nytta där arbetet sker: Drift- och fältpersonal fick en grundläggande introduktion till AI och Microsoft Copilot, anpassad efter sin arbetsvardag. Deltagarna fick lära sig grunderna i prompting och hur AI kan användas som bollplank för idéer, frågor och problemlösning. Genom praktiska exempel utforskade de teknikens möjligheter och begränsningar, med fokus på enkel, säker och ansvarsfull användning.

Genom att varva teori med praktiska övningar, frågor och diskussioner gjorde vi AI mer begripligt, tillgängligt och relevant för hela verksamheten.

AI-policy: Gemensamma riktlinjer för säker och ansvarsfull användning

Som en del av satsningen hjälpte vi även Bodens Energi att ta fram en gemensam AI-policy. Policyn ger medarbetarna tydliga riktlinjer för hur AI och Microsoft Copilot får användas, vilken information som kan delas med verktyget och vad man behöver tänka på kring säkerhet, GDPR och kvalitetssäkring.

Under utbildningarna gick vi igenom centrala delar av policyn och kopplade riktlinjerna till medarbetarnas arbetsvardag. På så sätt fick Bodens Energi både en gemensam kunskapsbas och tydliga spelregler för att använda AI på ett tryggt, smart och ansvarsfullt sätt.

Resultat och värde: Gemensam kunskapsgrund, praktiska färdigheter och tydliga riktlinjer

Med åtta utbildningstillfällen och en gemensam AI-policy har Bodens Energi lagt grunden för ett mer enhetligt och tryggt sätt att arbeta med AI. Satsningen har gett medarbetarna kunskap och praktiska verktyg för att utforska hur AI kan bidra till en enklare och effektivare arbetsvardag.

• Gemensam kunskapsbas: En tydligare förståelse för AI:s möjligheter och begränsningar, oavsett roll eller tidigare erfarenhet.
• Kunskap som möter vardagen: Praktiska övningar och exempel anpassade för både kontors- och fältpersonal.
• Trygg och ansvarsfull AI-användning: En gemensam AI-policy som ger stöd för säkerhet, kvalitet och användning av Copilot.

För Bodens Energi handlar AI-satsningen inte bara om att lära sig nya verktyg. Den handlar om att ge fler medarbetare möjlighet att utveckla smartare arbetssätt och vara med och forma hur tekniken används framåt.

Tech stack:

Microsoft 365 Copilot

Microsoft Copilot Studio